كم من الوقت للحفاظ على الوثائق

أتساءل كم من الوقت للحفاظ على الوثائق؟ أولاً ، حدد ما هو المستند. على سبيل المثال ، إذا تضمن المستند معلومات نقدية ، مثل عناصر الدفع أو بيانات القروض ، فسيتم تصنيفها ضمن المستندات المالية. يتم تخزين معظم المستندات المالية بحلول العام ويتم الاحتفاظ بها لعدد من السنوات للتدقيق المالي في وقت لاحق ، إذا لزم الأمر. وتشمل الفئات الأخرى تحديد الهوية والتعاقدية والتعليم والشخصية.

يمكن أن تكون مجلدات الملفات مفيدة عند تخزين المستندات المهمة.

الوثائق المالية

احتفظ بالإيرادات والمصروفات والفواتير والمستندات المالية الأخرى ، مثل البيانات المصرفية الشهرية ، لمدة تصل إلى عام. ومع ذلك ، عند أرشفة السجلات المالية لأغراض ضريبية ، يجب عليك الاحتفاظ بالمستندات المالية الشخصية والتجارية ، مثل الإيصالات ، لمدة تصل إلى 10 سنوات في حالة تدقيقك.

وثائق البادئة

وثيقة التعريف هي دليل على عمر الفرد واسم الميلاد ، مثل شهادة الميلاد أو رخصة القيادة. يجب الاحتفاظ بهذه المستندات مدى الحياة ، نسبياً ، عند طلب السلطات القانونية. يعد ترخيص غير السائق الصادر من الدولة شكلاً من أشكال التوثيق الموثق الذي يجب تجديده عند انتهاء الصلاحية ، مثل رخصة القيادة.

الوثائق التعاقدية

المستندات التعاقدية هي أي اتفاقيات مكتوبة بين فرد وطرف ثالث لتبادل أو بيع السلع أو الخدمات. قد تكون هذه السلع أو الخدمات عبارة عن منزل أو سيارة ، والتي تشمل أي اتفاقيات تأجير أو سندات ملكية أو ضمانات على الممتلكات المشتراة. في أي حال ، يكون للوثيقة التعاقدية تاريخ استحقاق معين أو تاريخ إنهاء للوثيقة ، والذي يمكن أن يكون أيضًا التاريخ المحدد لتجاهل المستند.

السجلات التعليمية

يمكن أن يكون تخزين الأوراق البحثية المصنفة وما شابه ذلك ، في مجلد علب الأحذية أو المجلدات القابلة للطي ، مفيدًا لاستخدامها لاحقًا عند أرشفة الوثائق التعليمية لكل فصل دراسي. مع العمل المؤرشفة للفصل الدراسي ، يمكن للطالب مراجعة عمله السابق لمنتصف المدة أو النهائي ، وكذلك الدرجات النهائية للنزاع إذا دعت الحاجة.

بالنسبة للوثائق التعليمية الأخرى ، مثل الأوراق الإذنية أو بيانات القروض الطلابية ، حاول أرشفة هذه المستندات في الفئة المالية. هذا سوف يساعدك على مواكبة الالتزامات المالية.

السجلات الشخصية

السجلات الشخصية هي مستندات مثل شهادة الزواج والدرجة الجامعية والسجلات الطبية التي تعتبر أجزاء حساسة ذات قيمة كبيرة. يجب دائمًا تخزين هذه العناصر في مكان آمن أو وضعها بعيدًا ، حيث لا يتم عرض هذه العناصر بشكل عام. يمكن تأطير شهادة أو درجة وتحميلها للحفاظ عليها وعرضها بشكل خاص في المنزل أو في المكتب.