تقوم دفاتر الأستاذ ببساطة بتشغيل سجلات الائتمانات والخصوم. نستخدم دفتر الأستاذ في كل مرة ندخل فيها الشيكات أو الودائع في دفاتر الشيكات أو الودائع والسحوبات في دفتر التوفير. بعض الناس الحفاظ على دفتر الأستاذ المنزلية. يحتفظ آخرون بسجلات دفتر الأستاذ للشركات الصغيرة أو للشركات الدولية. على الرغم من أن الحوسبة قد سهّلت مهمة محاسب الشركات ، إلا أنه يمكن تطبيقها على الشؤون المالية للأسر المعيشية. تتوفر دفاتر الأستاذ المستندة إلى الكمبيوتر على أنها برامج مجانية أو برامج تجريبية وكذلك الحزم الاحترافية المتاحة للشراء. تتوفر أقراص دفتر الأستاذ في أي متجر مستلزمات مكتبية وفي معظم أجهزة القرطاسية.
تحتوي دفاتر الأستاذ على خمسة أعمدة على الأقل ، تستخدم للتاريخ والتفاصيل والائتمان والخصم والتوازن. يستخدم عمود التفاصيل لاسم المدفوع لأمره أو مصدر الدخل وأي ملاحظات. يتم تسجيل الدخل أو المصروفات في عمود الائتمان أو المدين (مع ترك العمود الآخر فارغًا) ويتم إدخال إجمالي مستمر في خط الرصيد. يمكن إضافة أعمدة للإشارة إلى الدخل الخاضع للضريبة أو المصروفات القابلة للخصم. يجب الاحتفاظ بدفاتر الأستاذ لفترة معينة --- أسبوع أو شهر --- اعتمادًا على عدد المعاملات التي تحدث. في نهاية الفترة ، يتم جمع الديون والخصوم ويتم فحص الرصيد النهائي بإضافة الأرصدة وطرح المدين من الرصيد الافتتاحي. الرصيد النهائي "يتم تقديمه" باعتباره الرصيد الافتتاحي في دفتر الأستاذ للفترة القادمة. تأكد من تحديد كل ورقة من دفتر الأستاذ الخاص بك بعنوان (دفتر الأستاذ المنزلي ، واسم النشاط التجاري) ، وتواريخ الفترة التي تغطي فيها الورقة وعناوين الأعمدة. إذا تطلب الأمر أكثر من صفحة واحدة لتغطية فترة نشاط ، فتأكد من تحديد أرقام الصفحات لإجمالي العدد في كل صفحة.
يستخدم المحاسبون دفتر الأستاذ لإعداد دفاتر الميزانية وتتبع الإيرادات والنفقات للإقرارات الضريبية وإعداد الميزانيات. لاستخدام دفتر الأستاذ لهذا ، يقومون بتعيين أرقام حسابات لكل مجموعة من الأصول والخصوم. يمكن إعطاء رقم حساب منفصل إلى: الدخل من كل مصدر أو إيجار أو رهن أو قرض ، أو إيجار كمبيوتر ، أو مصاريف مدرسية أو أي نوع من الدخل أو النفقات قد تحتاج إلى ما مجموعه في نهاية العام. يسهل ترقيم الحساب جمع البيانات التي يمكن استخدامها لتحديد الضرائب أو وضع الميزانيات. باستخدام دفتر الأستاذ الخاص بك ، يمكنك إعداد ميزانية لعملك وأسرتك يمكنها التنبؤ بالمصروفات التي يجب أن تخطط لها ونوع الدخل الذي يمكن أن تتوقعه. احتفظ بسجلات دفاتر منفصلة للأعمال والحسابات الشخصية لتتبع الأموال والحصول على سجلات كاملة للمحاسب الخاص بك.