جدول المحتويات:
يعتبر الخطاب الذي تم إعداده بعناية أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تتوقع استلام المبلغ المسترد مقابل عملية شراء كبيرة مثل سيارة. تعالج مطالبتك باسترداد الأموال المشكلة الأساسية لخدمة العملاء. إذا كانت وكالة بيع السيارات تقدر قيمة خدمة العملاء وكان لديك مطالبة مشروعة باسترداد أموالك ، فيجب أن تحترم هذا الطلب.
خطوة
اتصل بوكيل السيارات. اشرح طبيعة مكالمتك واحصل على اسم جهة الاتصال للشخص الذي يتعامل مع مشكلات خدمة العملاء مثل عمليات الاسترداد. أبلغ الوكيل عن نيتك في المطالبة باسترداد الأموال ولماذا. هذا يضع النشاط التجاري على إشعار حتى يكون على علم بمطالبتك. استخدم اللباقة إذا شعرت أن طلب استرداد الأموال قد يتحول إلى خلاف. آخر شيء تريد القيام به هو تضييع فرصك في استرداد الأموال بسبب سوء السلوك.
خطوة
استخدم تنسيق الأعمال لإنشاء عنوان رسالتك. في تنسيق العمل ، هذا هو اسمك وعنوان الشارع والتاريخ في الجزء العلوي من الصفحة. يجب أن يبدو العنوان كما يلي:
اسمك عنوان شارع مدينتك ، الدولة الرمز البريدي عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك (إذا كان لديك واحد) التاريخ
خطوة
أنشئ العنوان الداخلي ، والذي يتضمن الاسم الأول والأخير للشخص الذي تكتب إليه. يتبع العنوان الداخلي نفس تنسيق عنوانك:
الاسم الأول والأخير من شخص الاتصال في وكالة بيع السيارات شارع عنوان المدينة ، الدولة الرمز البريدي
التباعد مهم. من الناحية المثالية ، يجب ألا يكون هناك أكثر من مسافات سطرين بين العنوان وعنوان الداخل.
خطوة
قم بإنشاء التحية ، وهو المكان الذي تخاطب فيه الشخص في الرسالة. التحية القياسية هي: "عزيزي السيد (السيدة) الاسم الكامل:" على عكس خطاب مألوف ، تأكد من استخدام الاسم الأول والأخير للشخص في خطاب العمل ، الأمر الذي يتطلب تحية رسمية.
خطوة
اكتب (أو اكتب) نص الرسالة. هذا هو المكان الذي تجعل النقطة الرئيسية الخاصة بك. افصل نص الرسالة إلى ثلاثة أجزاء: البداية والمتوسطة والنهاية. قدم نفسك باستخدام اسمك الكامل ولماذا تكتب الرسالة: لطلب استرداد. لا تضع مسافة بادئة ، لأن خطابات العمل تتبع تنسيقًا كتلة.
خطوة
عالج سبب استحقاق استرداد المبلغ في الجزء الأوسط من نص الرسالة. هذا خطاب مقنع ، وهو احترافي وعاطفي. اذكر سبب اعتقادك أنك تستحق استردادًا بعد تقديمك. مجرد طلب لاسترداد دون تفسير سوف تقع على الأرجح على آذان صماء. قم بتضمين أي معلومات ذات صلة ونسخ من الوثائق الداعمة مثل أسماء الأشخاص الذين تحدثت معهم وإيصال المبيعات الخاص بك. قم بإنهاء نص الرسالة بتوجيه الشكر إلى شخص الاتصال وتضمين رقم هاتفك وأفضل وقت للوصول إليك.
خطوة
أغلق الرسالة بـ "مع خالص التقدير لك" ، وقم بتوقيع اسمك في أسفل الرسالة. إذا كتبت الرسالة ، اكتب أيضًا اسمك بالكامل تحت توقيعك.