جدول المحتويات:
- جهز نفسك للكتابة
- عرف عن نفسك
- الدولة عملك بوضوح
- كن مهذبا ، حتى لو كنت تشكو
- تدقيق رسالتك والتحقق من العنوان
- النظر في استخدام بريد معتمد
لا تختلف كتابة رسالة مناسبة إلى مالك العقار عن كتابة أنواع أخرى من خطابات العمل. يجب أن تتواصل رسائلك ، بطريقة مدنية مهذبة ، مع اهتماماتك وقراراتك المأمولة. يمكن لخطاب مكتوب جيدًا أن يقطع شوطًا طويلًا في حل أي مشكلات قد تواجهك مع مالك العقار وقد يحسن من علاقتك.
جهز نفسك للكتابة
تتطلب كتابة رسالة مهمة لشخص ما إعداد مسبق. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت لديك علاقة معادية مع مالك العقار ، أو كنت تشكو من مشكلة خطيرة لم يتم حلها. لا تكتب أبدًا عندما تكون غاضبًا. انتظر حتى تكون هادئًا قبل الكتابة. إذا كنت تكتب عن مشكلة تمت تغطيتها في عقد الإيجار أو قوانين المالك والمستأجر في الولاية ، فراجعها قبل الكتابة. ستكون رسالتك أكثر إقناعًا إذا كان بإمكانك الاستشهاد بالقوانين القانونية أو بنود التأجير لتبرير طلباتك.
عرف عن نفسك
تأكد من أن مالك العقار يعرف من يسمع منه بإدراج اسمك وعنوانك في رسالتك. إذا كنت في مبنى أو مجمع له اسم ، فاستخدم ذلك أيضًا. إذا كنت تريد استجابة سريعة من مالك العقار ، فقم بتضمين رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني وإخبار مالك العقار متى يكون أفضل وقت للاتصال بك.
الدولة عملك بوضوح
اشرح بوضوح الغرض من الرسالة وما هي الإجراءات ، إن وجدت ، التي تريد أن يتخذها مالك العقار. إذا كنت تطلب إصلاحًا ، فذكر ذلك في رسالتك واطلب من مالك العقار معرفة متى سيكون وقتًا مناسبًا لجدولة زيارة للصيانة. إذا كنت تبلغ مالك العقار أنك لن تقوم بتجديد عقد الإيجار ، فشرحه في الجمل القليلة الأولى ، ثم أخبر مالك العقار عن تاريخ المغادرة والعنوان الجديد الخاص بك حتى يعرف مكان إرسال الإيداع.
كن مهذبا ، حتى لو كنت تشكو
من السهل الشعور بالإحباط من مالك العقار الذي يتجاهل الطلبات المتكررة للإصلاحات أو يرفض التعامل مع الجيران الصاخبين. ومع ذلك ، من المهم أن تكون مهذبا ومعقولا. قد يعتبر مالك العقار وقاحة أو سخرية كمبرر لتجاهل خطابك أو حتى عدم تجديد عقد الإيجار. اتبع نهج "الحقائق فقط" عند معالجة مخاوفك وطلب الحلول.
تدقيق رسالتك والتحقق من العنوان
أخطاء الإملاء وعلامات الترقيم تضر بمصداقية رسالتك. راجع رسالتك وقراءتها بصوت عالٍ لضمان أن تتدفق بشكل جيد. اطلب من صديق أو أحد أفراد الأسرة قراءة الرسالة. يمكنها اكتشاف الأخطاء التي فاتتك وإعطائك ملاحظات حول وضوح ونبرة رسالتك.
النظر في استخدام بريد معتمد
يوفر لك البريد المعتمد إثباتًا بالبريد وإثباتًا للتسليم أو محاولة التسليم. يمكن أن يكون إثبات اتصالاتك مفيدًا في حالة تصاعد الموقف. في بعض الأماكن ، يجب عليك استخدام البريد المعتمد عند إرسال أنواع معينة من الرسائل إلى مالك العقار. على سبيل المثال ، في ولاية ماريلاند ، يحق للمستأجر أن يكون حاضراً في فحص مغادرة صاحب العقار إذا أخبر مالك العقار بعنوانه الجديد عبر البريد المعتمد قبل 15 يومًا من نقله.