كيفية تقديم شكاوى خدمة العملاء

عندما لا تحصل على الخدمة التي تريدها أو تتوقعها من إحدى الشركات ، فقد تضطر إلى تقديم شكوى بشأن خدمة العملاء. في بعض الأحيان تكون هذه هي الطريقة الوحيدة لحل المشكلة. إذا كنت قد تحدثت إلى ممثلي الشركة والصرافين والمراسلين والمشرفين دون جدوى ، فإن تقديم شكوى رسمية قد يصحح مشكلتك بطريقة سريعة. عندما تستعد لتقديم شكوى ، قد تضطر إلى جمع بعض المعلومات واتباع الخطوات والإجراءات الصحيحة. الشركات المختلفة لديها إجراءات مختلفة لتقديم الشكاوى.

أحيانًا يكون تقديم الشكوى هو الطريقة الوحيدة لحل مشكلتك

خطوة

اتصل بالشركة التي ترفع شكوى ضدها واطلب منهم إجراء تقديم شكوى بشأن خدمة العملاء. تسمح لك بعض الشركات بتقديم شكوى عبر الإنترنت ، وتريد منك الشركات الأخرى أن تضع شكواك كتابيًا. اتبع تعليماتهم لهذه الرسالة. إذا كانت هناك حاجة إلى كتابة شكواك بشأن خدمة العملاء ، فاحصل على العنوان الصحيح للإدارة التي يجب أن تذهب إليها. معرفة ما إذا كان ينبغي توجيه خطابك إلى أي شخص على وجه التحديد أو مجرد قسم.

خطوة

جمع كل المعلومات الخاصة بك. قد تحتاج إلى اسم الشخص الذي تحدثت معه ، إذا كان هو أو هي سبب شكواك. احصل على أسماء كل من تحدثت إليهم ، بما في ذلك المشرفين. اكتب اسم القسم وكذلك رقم هاتف القسم. إذا كنت تعرف التواريخ والأوقات التي تحدثت فيها مع الأفراد ، فقم بتضمينها في المستند. في بعض الأحيان ، يمكنك قضاء عدة أيام في التحدث مع أشخاص مختلفين يحاولون حل مكالمة خدمة. اكتب أي تفاصيل أخرى يمكنك التفكير بها فيما يتعلق بشكوى خدمة العملاء الخاصة بك.

خطوة

اكتب رسالتك عندما تكتب رسالتك ، تأكد من عدم ترك أي معلومات. اكتب الترتيب الذي رشحت به الأشياء وترتيب التحدث إلى أفراد معينين. يجب أيضًا أن توضح بالتفصيل ماهية شكواك. تقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل. قم بتضمين الخطوات التي اتخذتها لحل المشكلة. اشرح سبب قيام الشركة باتخاذ الخطوات اللازمة لتصحيح الموقف لديك. أخبر الشركة أنك تتوقع أن تسمع منها في المستقبل القريب.

خطوة

أرسل رسالتك تضمين مع رسالتك أي نسخ من أي وثائق من شأنها أن تساعد قضيتك. احتفظ بنسخة من رسالتك لسجلاتك. يجب أن تعود الشركة معك في فترة زمنية معقولة. اسمح لهم من 10 إلى 15 يومًا بالرد. قد ترغب في إرسال نسخة من رسالتك إلى كل من تحدثت إليهم ، أو على الأقل المشرف في القسم ذي الصلة.

خطوة

متابعة مع الوكالة المناسبة. إذا وجدت أنه لا يمكنك حل مشكلتك ، فقد تحتاج إلى الاتصال بمفوضية التجارة الفيدرالية (FTC) أو مكتب الأعمال الأفضل أو وكالة تقارير الائتمان أو حتى مكتب المدعي العام. سيكون لديهم الإجراءات الخاصة بهم لتسجيل الشكاوى ، كذلك.