جدول المحتويات:
خلال فترة علاقة الموظف بصاحب العمل ، قد تكون هناك حاجة لإعادة تصنيف الوضع الضريبي. في كثير من الأحيان ، فإن الأعمال التجارية توظيف العمال على أساس العقد. إذا أصبحت العلاقة منتظمة ومستمرة ، فقد تحتاج الشركة إلى تحويل العامل من مقاول مستقل إلى عامل بأجر. الفشل في تصنيف عامل بشكل صحيح كموظف ودفع ضرائب الرواتب المطلوبة يمكن أن يعرض الشركة لعقوبات. عند حدوث تحويل ، يكون لكل من صاحب العمل والموظف مسؤوليات معينة.
خطوة
راجع إرشادات خدمة الإيرادات الداخلية فيما يتعلق بموعد معاملة العامل كموظف وليس كمقاول مستقل (انظر المصدر 1). حدد جميع المقاولين الذين عملوا من أجلك والذين سيحصلون على 1099 في نهاية السنة الضريبية ويحتاجون إلى تحويلهم إلى W-2 بموجب نفس الإرشادات.
خطوة
أخبر المقاول كتابةً عن الحاجة الفورية لتحويله إلى موظف وما هي معلومات الهوية التي تحتاج إليها لإحداث هذا التغيير. توثيق تاريخ ووقت إنتاج هذه السجلات في ملف الموظف. استخدم إيصال بريد معتمد مع طابع بريدي كاف إذا أرسلت الإشعار عبر البريد السطحي. احتفظ بالإيصال مختومًا بواسطة خدمة البريد الأمريكية في سجلاتك باعتباره "دليلًا على إرسالك بالبريد".
خطوة
قم بإعداد ملف موظف جديد في قاعدة بيانات الموظف ونظام السجل الخاص بك. قم بتصنيف المقاول الذي يتم تحويله على أنه إما راتب أو إعفاء من الراتب أو عدم إعفاء كل ساعة ، بناءً على العمل المعني ومستوى المسؤولية التي يتحملها الموظف. استخدم جهاز الكمبيوتر الخاص بك والوصول إلى الإنترنت لمراجعة إرشادات قسم العمل في الولايات المتحدة بناءً على قانون معايير العمل العادل (انظر المصدر 2).
خطوة
قم بإعداد جدول رواتب يتناسب مع نوع التصنيف المنتظم للموظف الذي سيصبح المقاول. إنشاء مشغلات لدفع العمل الإضافي بعد 40 ساعة من العمل في الأسبوع إذا كان الموظف الجديد أن يكون موظف بالساعة.
خطوة
مطالبة الموظف الجديد بملء نموذج W-4 يوفر المعلومات الفردية والإعفاءات الضريبية التي يجب حسابها عند تحديد ضرائب اقتطاع الرواتب. أدخل الموظف الجديد في قاعدة بيانات الموظف ونظام ضبط الوقت حسب الحاجة.
خطوة
قم بإنشاء نموذج W-2 مكتمل للموظف الجديد قبل 31 كانون الثاني (يناير) للسنة الضريبية السابقة للإبلاغ عن الأجور والضرائب المحتجزة وغيرها من المعلومات المطلوبة في النموذج. إرسال أربع نسخ إلى الموظف لمختلف متطلبات الايداع الضريبي. احتفظ بنسخة واحدة لسجلات العمل الخاصة بك وأرسل نسخة واحدة إلى مصلحة الإيرادات الداخلية وسلطات الضرائب الحكومية أو البلدية ، إن وجدت.