التنسيق الصحيح لجداول الأعمال

الغرض من جدول أعمال الاجتماع هو التأكد من أن الحاضرين لديهم فكرة عن المكان الذي تتجه إليه المناقشة. كما يوفر إطارًا زمنيًا حتى يعلم كل المعنيين متى سيتم اختتام الاجتماع. قم بإنشاء قالب جدول أعمال سريع بالتنسيق الصحيح بحيث يكون كل ما عليك فعله هو تحديثه لكل جلسة.

تنسيق القائمة

عند كتابة جدول أعمال الاجتماع ، يجب عليك تنسيقه في قائمة رقمية وحروف أبجدية حسب ترتيب الأحداث. يحتوي التنسيق القياسي على كلمة "جدول أعمال" في أعلى الصفحة. ضمن "جدول الأعمال" ، اكتب اسم الشركة وتاريخها ووقتها. تتم متابعة كل عنصر رئيسي في جدول الأعمال برقم أو رقم روماني كما يلي: "مقدمة ، II. مراسلات." تحت كل فئة رئيسية ، أضف وصفًا أكثر تفصيلًا مسبوقًا بحرف بترتيب أبجدي. فيما يلي مثال: "مقدمة عامة ، ب. مقدمة من الأعضاء الجدد." تابع هذا التسلسل لجميع بنود جدول الأعمال والأوصاف.

الخطوط العريضة

الخطوط العريضة الأساسية لجدول أعمال الاجتماع هي ، أولاً ، المقدمة ، تليها محاضر الاجتماع السابق (الحيثية والموافقة) والتقارير والأعمال الجديدة وعناصر المناقشة (حسب الأهمية) والختام. هذا هو المبدأ التوجيهي الأساسي لجدول الأعمال - بالطبع ، يمكنك إضافة العناصر الخاصة بك في الترتيب الذي تفضله.

تقديرات الوقت

يجب عليك أيضًا تضمين تقديرات الوقت لكل عنصر في جدول أعمالك. استخدم كتل الوقت في دقائق أو ساعات ، باستخدام تقديرات واقعية. يمكن لبرلمان الاجتماع (عادةً سكرتير أو مدير) استخدام هذه الإرشادات لإبقاء الاجتماع على المسار الصحيح. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك إضافة "3 دقائق" بجوار عنصر سطر المقدمة و "15 دقيقة" تحت كل عنصر للمناقشة.

المسؤوليات

بالإضافة إلى تقديرات وقت الاجتماع ، قم أيضًا بتضمين اسم الشخص المسؤول عن قيادة كل مناقشة. إذا كنت أنت أو المدير هو الشخص الوحيد الذي يخطط لعقد الاجتماع ، فهذا غير ضروري. ولكن إذا كان لديك أعضاء مختلفون في الفريق تم تعيينهم لكل مهمة على جدول الأعمال ، فقم بتضمين الأسماء. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الوزارات تعطي المحضر ، فقم بتضمين اسمها بجوار هذا العنصر في القائمة.