كيفية تنظيم وملف الوثائق

تنظيم مستنداتك لن يحفظ ملفاتك المهمة فحسب ، بل سيحميها إذا تم تخزينها بشكل صحيح. لا أحد يحب الشعور بالتدافع من خلال المستندات ، وإلقاء الورق حوله لأن yoy لا يمكن أن يجد هذا البيان المصرفي الهام. بمجرد تنظيم ملفاتك وتقديمها ، يصبح العثور على ملفاتك المهمة أمرًا سهلاً وسريعًا.

تنظيم وتقديم المستندات الخاصة بك.

خطوة

احسب عدد مجلدات الملفات والمجلدات وفواصل علامات التبويب التي تحتاج إليها. هذا يعتمد على عدد فئات الملفات المختلفة التي لديك. من الأفضل شراء هذه المستلزمات بعد إنشاء فئات الملفات الخاصة بك حتى تعرف عدد المجلدات التي تحتاجها بالضبط.

خطوة

قم بتعيين مساحة أرضية أو طاولة كبيرة لجعل أكوام جميع المستندات الخاصة بك. تنظيم مستنداتك عملية ، وبالتالي ، تريد تعيين منطقة حيث يمكنك تكوين أكوام من مستنداتك المصنفة وتركها مرتبة هناك إذا لم تنته على الفور. اعتمادًا على كمية المستندات التي لديك ، قد يستغرق هذا الأمر عطلة نهاية أسبوع كاملة ، أو الأفضل من ذلك ، قضاء ما لا يقل عن 10 إلى 30 دقيقة يوميًا لتنظيم المستندات الخاصة بك وحفظها.

خطوة

تنظيم المستندات الخاصة بك إلى أكوام مفصولة في فئات الأسماء. على سبيل المثال ، فواتير المياه في كومة واحدة وبيانات البنك في آخر (أكوام منفصلة لكل بنك).

خطوة

قم بعمل قائمة بالفئات المختلفة المسماة (الشركات أو أسماء المستندات) التي لديك بمجرد وضع جميع مستنداتك في أكوام منفصلة. على سبيل المثال: بنك أمريكا ، فاتورة المياه ، قرض السيارة ، تأمين المزرعة الحكومي ، AAA ، قروض الطلاب ، إلخ. إذا تم تخزين جميع مستنداتك في خزانة ملفات مرتبة أبجديًا ، فستسهل عليك العثور على مستنداتك.

خطوة

اكتب كل اسم من أسماء الفئات في علامة تبويب مجلد الملف أو على ورقة منفصلة بها علامات تبويب منفصلة ثم أدخلها في علامة تبويب مجلد الملفات المعلقة.

خطوة

ضع كل مجلدات الملفات في خزانة الملفات بترتيب أبجدي. ابدأ في حفظ أكوام المستند. أثناء حفظ المستندات في مجلداتها المناسبة ، قم بتنظيم المستندات بترتيب زمني مع وجود الأحدث في الأعلى. تحقق من قوانين الولايات والقوانين الفيدرالية عندما يتعلق الأمر بمعرفة المدة التي يجب أن تحتفظ بها ببعض المستندات الهامة. يجب الاحتفاظ ببعض الوثائق ، مثل مساهمات الجيش الجمهوري الايرلندي ، بشكل دائم.

خطوة

احتفظ بنسخة احتياطية من المستندات المهمة - أو إذا كنت ترغب فقط في الحصول على مستندات السنة (على سبيل المثال ، للأغراض الضريبية) - عن طريق عمل المجلدات اللازمة لإرسال نسخ من مستنداتك. بناءً على مقدار المستندات التي لديك ، قم بفصل مستنداتك في فئات ، مثل المستندات المصرفية والفواتير والاستثمارات. لا تنس تسمية فواصل علامات التبويب الخاصة بك بحيث يمكن الوصول إلى كل شيء في الموثق الخاص بك بسهولة. ضع قائمة بالفئات المبوبة في مقدمة الرابط. يمكنك أيضًا فحص جميع مستنداتك المهمة ضوئيًا والاحتفاظ بنسخ إلكترونية كنسخ احتياطي.