كيفية كتابة خطاب التمديد

يتطلب الاقتصاد المتعثر اليوم وضع ميزانية دقيقة وتعديلات مالية. قد يتطلب منك ذلك كتابة خطاب تمديد يسمح لك بتأخير دفعة أو اثنتين حتى يتم إجراء تحسينات مالية. يسمح خطاب التمديد للدائنين بمعرفة أنك لم تتخطي عملية السداد فحسب ، بل تتطلب وقتًا طويلاً للانخراط في الأمور المالية. يوفر مبررًا للدائن ويمكن أن يكون مفيدًا في تجنب الإبلاغ الائتماني السلبي والرسوم المتأخرة.

لتجنب التصنيفات الائتمانية السلبية والمدفوعات المتأخرة الباهظة ، حاول كتابة خطاب تمديد للدائنين.

اكتب خطاب التمديد

خطوة

تحديد من تكتب الرسالة إلى. غالباً ما يحيل الدائنون الحسابات المتأخرة وخطابات التمديد إلى أقسام التحصيل. قد لا يكون بعضها في نفس العنوان الذي ترسل فيه مدفوعات شهرية عبر البريد. يمكنك توفير الجهد والوقت من خلال الاتصال بالدائن والسؤال عن مكان إرسال خطاب ملحق. يمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى تمديد الوقت اللازم للمعالجة ، وقد تستمر الرسوم المستحقة أو الفائدة في تكبدها.

خطوة

حدد لماذا تحتاج إلى امتداد. قبل كتابة الرسالة ، تأكد من تحديد السبب الحقيقي لطلب التمديد. إذا كنت تواجه صعوبة في دفع الفواتير بسبب حالة طوارئ غير متوقعة ، فشارك الدائن في تفاصيل تلك الحالة الطارئة. كن مستعدًا لتوضيح في رسالتك بالضبط كيف تسببت هذه الحالة الطارئة في ضائقة مالية.

خطوة

اكتب المسودة الأولى للرسالة. المسودة الأولى عبارة عن مخطط للحرف الأخير. عند كتابة أي مستند مهم ، من الأفضل الانتظار لمدة يوم أو يومين قبل نقله إلى صندوق البريد للتسليم. يجب أن تتكون المسودة الأولى من ثلاثة أجزاء: مقدمة ، نص ، وخاتمة. تخبر المقدمة من أنت وسبب الرسالة. ويظهر الجسم كيف وقعت الصعوبات المالية وخطة لإصلاح الوضع. ختام شكر جامع للنظر فيها ويقدم معلومات الاتصال الخاصة بك مباشرة.

خطوة

تدقيق الرسالة والتوسع في القضايا اللازمة. التدقيق اللغوي هو عملية فحص مستند بحثًا عن الأخطاء في القواعد اللغوية والإملاء والمحتوى. تحديد المناطق التي تحتاج إلى شرح موسع. فكر جيدًا فيما إذا كنت تضع الكثير من المعلومات في نص الرسالة أم لا. حدد المناطق الموجودة في الرسالة التي تشعر أنك بحاجة إلى تغييرات.

خطوة

اكتب مسودة ثانية للرسالة. هذا عادة ما يكون أسرع بكثير من كتابة المسودة الأولى وينبغي أن يكون تحسينا للخطاب العام. خذ الوقت الكافي للنظر في الأخطاء التي تم تحديدها عند التدقيق ، وإذا كنت تقوم بإضافة معلومات أو سحبها ، فتأكد من إعادة قراءتها لتدفق المحتوى.

خطوة

وضع الصيغة النهائية لخطابك وإعداده للبريد. في بعض الأحيان قد تجد أنه من الضروري كتابة مسودة ثالثة أو رابعة تكرر الخطوتين 3 و 4 عدة مرات. تعتبر هذه الرسالة وثيقة حساسة وهامة ، لذا خذ وقتك في التأكد من أن نسختك النهائية تنص على أن كل ما تشعر أنه مناسب لدعم طلبك للحصول على امتداد. كن حذرا عند إعداد الرسالة للبريد. فحص الورق للنظافة والبقع. في حالة استخدام جهاز كمبيوتر ، قم بطباعة نسخة مكررة لسجلاتك الخاصة.