جدول المحتويات:
- مصاريف أعمال الموظف
- خطط مسؤولة وغير قابلة للمساءلة
- إصدار الشيكات بموجب خطة المساءلة
- تجهيز كشوف المرتبات للخطط غير المسؤولة
تتيح خدمة الإيرادات الداخلية لأصحاب العمل تعويض الموظفين عن مصروفات العمل المتكبدة على الوظيفة. بموجب خطة قابلة للمساءلة ، تكون تكاليف المصروفات هذه معفاة من الضرائب للموظف. إذا كانت الخطة غير خاضعة للمساءلة ، فيُعتبر الدفعات الأجور. إذا تم إصدار عمليات السداد من خلال كشوف المرتبات ، فهذا يعني أنها جزء من خطة غير قابلة للمساءلة وسيقوم الموظف بدفع الضرائب على عمليات السداد.
مصاريف أعمال الموظف
كممثلين للشركة ، يميل الموظفون إلى تحمل نفقات العمل أثناء العمل. إن القيادة لمقابلة أحد العملاء أو الحصول على بعض اللوازم المكتبية أو أخذ أحد العملاء لتناول طعام الغداء كلها نفقات تجارية قد يسددها صاحب العمل. لتوثيق وتبرير النفقات ، يجب على الموظفين حفظ نسخ من الإيصالات عند إجراء عمليات الشراء التجارية. تتيح مصلحة الضرائب لأصحاب العمل تعويض الموظفين عن طريق السفر بالسيارة ، لذلك يمكن للموظفين الاحتفاظ بسجل مفصل لرحلات العمل بدلاً من توفير إيصالات الغاز.
خطط مسؤولة وغير قابلة للمساءلة
عندما يسدد أصحاب العمل الموظفين عن مصروفات العمل ، فإنهم يفعلون ذلك إما بموجب خطة خاضعة للمساءلة أو خطة غير خاضعة للمساءلة. خطة المساءلة هي الخطة التي يقدم فيها الموظف وثائق النفقات في الوقت المناسب ويعيد أي مبالغ زائدة. يتحقق صاحب العمل من أن المصاريف لها اتصال تجاري ويحتفظ بنسخة من المستندات. بموجب خطة قابلة للمساءلة ، لا يتم استرداد النفقات. بدلاً من ذلك ، يتم سداد نفقات معفاة من الضرائب للموظف.
إصدار الشيكات بموجب خطة المساءلة
إذا كانت لديك خطة قابلة للمساءلة ، فلا ينبغي معالجة نفقات المصروفات من خلال كشوف المرتبات. بدلاً من ذلك ، اطلب من الموظفين تجميع مستندات المصروفات بشكل دوري ثم إصدار شيك استرداد النفقات. يجب تسجيل هذه المدفوعات كمصروفات الشركة. على سبيل المثال ، إذا قمت بقص أحد الموظفين على شيك تسديد الأميال بمبلغ 50 دولارًا ، فيجب تسجيل 50 دولارًا على أنها مصروفات الأميال. ستتمكن شركتك من شطب هذه النفقات عند إرجاع ضريبة الأعمال ، لذا احتفظ بنسخ من نماذج الأميال والإيصالات لإثبات النفقات.
تجهيز كشوف المرتبات للخطط غير المسؤولة
إذا لم يتبع صاحب العمل قواعد الخطة الخاضعة للمساءلة ، فسيعمل بموجب خطة غير قابلة للمساءلة. في بعض الأحيان يقوم صاحب العمل بتنفيذ خطة غير قابلة للمساءلة لتقليل حفظ الدفاتر. على سبيل المثال ، قد تختار شركة ما منح الموظفين 500 دولار لكل منهم لتغطية نفقات الطعام والأميال للحصول على تدريب تجاري سنوي وعدم طلب إيصالات. في هذه الحالة ، تعتبر عمليات استرداد النفقات في الواقع أجور وسيدفع الموظفون ضرائب عليها.
نظرًا لأن هذه تعتبر أجورًا ، ينبغي معالجة نفقات المصروفات بموجب خطة غير قابلة للمساءلة من خلال كشوف المرتبات. وبهذه الطريقة ، يمكن لصاحب العمل حجب الضرائب الفيدرالية وضرائب الولايات والرواتب. في نهاية العام ، سيتم الإبلاغ عن تسديد المصروفات كأجور في نموذج الموظف W-2.